Que datos pedir en un formulario web (y cuales no)

Cada campo nuevo cuesta respuestas

Cada campo que añades a un formulario reduce el numero de personas que lo terminan. No es magia ni psicologia avanzada: cada campo obliga a leer, decidir y escribir, y en cada uno de esos pasos alguien se cae.

La pregunta util no es que datos me gustaria tener, sino que datos necesito para dar el siguiente paso. Si puedes contestar una consulta con un nombre y un correo, lo demas sobra.

El coste no se reparte igual entre todos los campos. Un nombre se escribe en dos segundos; un presupuesto aproximado obliga a tomar una decision que el visitante todavia no ha tomado, y ahi es donde se abandona el formulario.

Hay un segundo coste, menos visible: los datos que pides y no usas. Si guardas el NIF de gente que solo queria preguntar un precio, estas asumiendo una obligacion de custodia a cambio de nada.

La regla practica: empieza por el formulario mas corto que te permita responder, y añade campos solo cuando puedas explicar en una frase que decision cambia ese dato.

Los tres campos que casi siempre bastan

Para un formulario de contacto general bastan tres campos: nombre, una via de contacto y un mensaje libre. Con eso puedes responder cualquier consulta de una pyme.

El nombre sirve para encabezar la respuesta y para saber con quien hablas. Pide solo el nombre, no nombre y apellidos por separado: nadie necesita dos campos para eso en un formulario de contacto.

La via de contacto debe ser una sola obligatoria. Si trabajas por correo, pide correo. Si tu negocio cierra por telefono (reformas, talleres, servicios urgentes), pide telefono y deja el correo opcional.

El campo de mensaje es el que mas informacion te da y el que menos fricicion genera, porque la persona decide cuanto cuenta. Un textarea con una etiqueta concreta ("Cuentanos que necesitas y para cuando") rinde mas que cinco desplegables.

Si tu web tiene varios servicios muy distintos, un desplegable de "motivo de la consulta" con 4 o 5 opciones es el unico campo extra que suele compensar: te ahorra un correo de ida y vuelta.

Campos que sobran en un formulario de contacto

Estos campos se piden por costumbre y casi nunca aportan nada en un primer contacto. Quitalos salvo que tengas un motivo concreto.

• Apellidos por separado. Solo tienen sentido si vas a emitir una factura o un contrato, y eso ocurre despues.
• Direccion postal. Irrelevante salvo que envies producto fisico o hagas trabajo a domicilio. En ese caso, basta con codigo postal o localidad.
• Empresa y cargo. Utiles en venta B2B con equipo comercial; en una pyme que vende servicios locales solo añaden trabajo.
• NIF o DNI. Pedir un identificador fiscal para una consulta es desproporcionado y te obliga a proteger un dato sensible sin necesidad.
• Presupuesto en horquillas. Ahuyenta a quien aun no lo sabe y condiciona a quien si.
• "¿Como nos has conocido?" La respuesta suele ser poco fiable. Si quieres esa informacion, sacala de la analitica.
• Confirmar el correo dos veces. Se resuelve mejor con una validacion de formato y un aviso claro.

Un campo opcional tampoco es gratis: sigue ocupando espacio y alarga el formulario visualmente. Si no lo vas a leer, borralo.

Cuando si merece la pena pedir mas

Pedir mas datos esta justificado cuando el formulario no es un contacto, sino el inicio de un proceso con reglas propias. En esos casos, el campo extra ahorra tiempo a las dos partes.

Una solicitud de presupuesto de obra o de fabricacion necesita medidas, ubicacion y plazo aproximado. Sin esos tres datos no hay presupuesto posible y tendrias que pedirlos igualmente por correo.

Una reserva de cita necesita fecha, franja horaria y telefono, porque el aviso de cambio se hace por telefono, no por correo.

Una descarga de documento o una suscripcion solo necesita el correo. Pedir nombre y empresa para bajar un PDF reduce las descargas sin mejorar el seguimiento.

Cuando el formulario es largo por necesidad, divide en pasos y pon primero lo facil. Empieza por el tipo de servicio y deja los datos personales para el ultimo paso: quien ha invertido dos minutos rara vez abandona al final.

Indica siempre cuantos pasos hay. "Paso 1 de 3" evita la sensacion de formulario infinito mejor que cualquier otro recurso de captacion.

Consentimiento y RGPD: lo minimo legal

El RGPD exige que el consentimiento sea libre, especifico, informado e inequivoco. En un formulario eso se traduce en una casilla sin premarcar y un texto que se entienda a la primera.

Junto al boton de envio deben aparecer tres cosas: quien es el responsable del tratamiento (el nombre fiscal de tu empresa), para que usas los datos y un enlace a la politica de privacidad.

Separa el contacto del marketing. Responder a una consulta no necesita consentimiento publicitario; si quieres enviar boletines o promociones, pon una segunda casilla opcional y no condiciones el envio a que la marquen.

Guarda prueba del consentimiento. El RGPD te obliga a poder demostrar que se dio, asi que conviene registrar fecha, hora y el texto exacto que la persona acepto, no solo un "si".

Aplica minimizacion de datos tambien al plazo: define cuanto tiempo conservas las consultas y borralas cuando ya no sirvan. Un buzon con diez años de formularios es un riesgo sin contrapartida.

Si tienes dudas sobre tu caso concreto, consulta las guias de la Agencia Española de Proteccion de Datos antes de copiar el texto legal de otra web.

Etiquetas, validaciones y mensajes de error

Las etiquetas deben estar siempre visibles, encima del campo, no solo dentro como texto gris. El texto dentro del campo desaparece al escribir y la persona olvida que le estaban pidiendo.

Marca lo opcional, no lo obligatorio. Si el 80% de los campos son obligatorios, poner un asterisco en cada uno es ruido; escribe "(opcional)" en los pocos que lo sean.

Valida en el momento, no al enviar. Avisar de un correo mal escrito cuando la persona sale del campo es util; hacerlo tras pulsar "Enviar" y perder lo escrito es la forma mas rapida de perder un cliente.

Los mensajes de error tienen que decir que hacer: "Falta el @ en el correo" en lugar de "Campo invalido".

Cuidado con el telefono: acepta espacios, guiones y prefijos. Un campo que rechaza "600 00 00 00" por los espacios pierde consultas reales todos los dias.

Y despues del envio, muestra una confirmacion clara con el plazo de respuesta ("Te contestamos en menos de 24 horas laborables"). El silencio hace que la gente reenvie el formulario o llame.

Donde llegan los datos y quien responde

Un formulario solo vale lo que vale su entrega. Antes de tocar los campos, comprueba que los avisos llegan de verdad a una bandeja que alguien mira.

Envia las notificaciones desde una direccion de tu propio dominio, con SPF y DKIM configurados. Los formularios que envian desde una cuenta gratuita ajena al dominio acaban con frecuencia en spam, y el problema se descubre semanas despues.

Trabajar con correos corporativos tambien facilita el reparto interno: presupuestos a una direccion, soporte a otra, y cada uno con su responsable.

Guarda una copia de cada envio fuera del correo, en la base de datos de la web o en una hoja de calculo. Si el correo falla, no pierdes la consulta.

Prueba el formulario tu mismo una vez al mes, desde el movil y con datos reales. Es la comprobacion mas barata que existe y la que mas fallos silenciosos detecta.

Pon un plazo de respuesta interno y cumplelo. La mayoria de consultas se pierden por tardar dos dias, no por pedir un campo de mas.

Como saber si tu formulario funciona

La metrica que importa no es cuantos formularios recibes, sino cuantos acaban en cliente. Ocho consultas bien planteadas pueden valer mas que veinte confusas.

Mide tres cosas: visitas a la pagina con formulario, envios completados y consultas que se convierten en presupuesto. La relacion entre la primera y la segunda te dice si el formulario estorba; la relacion entre la segunda y la tercera, si te faltan datos.

Si recibes muchos envios pero casi ninguno sirve, añade un campo de cualificacion (tipo de servicio, plazo). Si recibes pocos envios y los que llegan son buenos, quita campos.

Cambia una cosa cada vez y deja pasar varias semanas antes de juzgar. Quitar dos campos y cambiar el texto del boton el mismo dia no te dice cual de los dos funciono.

Revisa tambien el spam automatizado. Un honeypot (campo oculto que solo rellenan los robots) filtra buena parte sin molestar a nadie, y es preferible a un captcha que obliga a resolver puzzles.

Si quieres que revisemos tu formulario actual y te digamos que campos sobran, escribenos desde la pagina de contacto.

Preguntas frecuentes