En resumen
- WhatsApp solo admite una cuenta por numero de telefono, asi que para separar negocio y vida privada hace falta una segunda linea, no una segunda aplicacion.
- WhatsApp Business permite verificar la cuenta por llamada ademas de por SMS, de modo que el telefono fijo del negocio sirve como numero de empresa.
- El perfil de empresa de WhatsApp Business incluye nombre, categoria, descripcion, direccion, horario comercial, correo electronico y enlace a la web.
- El mensaje de bienvenida se envia automaticamente cuando un cliente escribe por primera vez o despues de 14 dias sin conversacion.
- Un enlace del tipo https://wa.me/34600111222 abre el chat directamente y admite texto previo con el parametro ?text=, sin que el cliente tenga que guardar el numero.
Por que WhatsApp te obliga a elegir numero
WhatsApp solo permite una cuenta por numero de telefono. Si registras tu movil personal en WhatsApp Business, esa linea deja de funcionar como cuenta personal: es el mismo numero con otra aplicacion encima.
No existe forma de tener el WhatsApp de siempre y el del negocio sobre la misma linea. Para separar trabajo y vida privada necesitas un segundo numero.
La separacion no es solo comodidad. Un numero de empresa se puede publicar en la web sin miedo, pasarselo a un empleado y recuperarlo el dia que esa persona se vaya, cosa imposible con tu movil de toda la vida.
Si ya llevas meses atendiendo clientes desde tu numero personal, tiene arreglo sin perder las conversaciones. Mas abajo esta el orden exacto de los pasos.
Tres formas de conseguir un segundo numero
La opcion mas sencilla es una segunda SIM o eSIM en el movil que ya usas. Casi cualquier telefono vendido en los ultimos años admite dos lineas a la vez y una prepago de operador español cuesta pocos euros al mes.
- SIM o eSIM adicional en tu movil: el WhatsApp normal con tu numero personal y WhatsApp Business con el nuevo, los dos en la misma pantalla de inicio. Es lo que le sirve a la mayoria de negocios pequeños.
- Un movil aparte para el negocio: util cuando atienden varias personas por turnos y quieres que el aparato se quede en el local al cerrar la persiana.
- El telefono fijo del negocio: WhatsApp Business permite verificar por llamada en lugar de SMS. Pide el codigo, espera a que falle el SMS, pulsa "Llamarme" y apunta los seis digitos que dicta la locucion.
Evita los numeros virtuales gratuitos que se anuncian en internet. Muchos no reciben la verificacion, y si el proveedor recicla el numero pierdes la cuenta y todo el historial con ella.
Instalar la app sin romper tu cuenta personal
WhatsApp Business es gratuita y convive con la aplicacion normal en el mismo telefono. El orden importa, sobre todo si el movil tiene dos SIM.
- Descarga WhatsApp Business desde Google Play o la App Store.
- Abrela y registra el numero nuevo. Antes de pedir el codigo, comprueba que el prefijo (+34) y la linea seleccionada son los de la empresa.
- Cuando pregunte si quieres importar el historial, responde que no, salvo que estes convirtiendo la linea que ya usabas con clientes.
- Configura la copia de seguridad en Google Drive o iCloud el mismo dia. Sin copia, cambiar de movil significa perder las conversaciones.
Si ya atendias a clientes desde tu numero personal, el camino es otro: instala WhatsApp Business sobre esa linea, deja que importe los chats y despues entra en Ajustes, Cuenta, Cambiar de numero para moverla a la linea nueva. El historial viaja contigo y tu numero antiguo queda libre para volver a registrarlo en el WhatsApp de siempre.
Que poner en el perfil de empresa
El perfil de empresa es lo primero que ve un cliente que no te tiene guardado en la agenda. Funciona como una ficha de negocio dentro del chat, asi que merece diez minutos.
- Nombre: el del negocio tal cual esta en el rotulo y en Google, para que el cliente reconozca al instante que ha acertado.
- Categoria: la mas concreta que exista en la lista. "Fontanero" dice mucho mas que "Servicios profesionales".
- Descripcion: una o dos frases con lo que haces y a quien atiendes. No es sitio para un eslogan.
- Direccion: imprescindible si tienes local, porque el cliente la abre en el mapa sin salir de la conversacion.
- Correo electronico: uno con tu propio dominio, del tipo hola@tunegocio.es. Si todavia usas una cuenta de Gmail o Hotmail para el negocio, monta antes los correos corporativos.
- Web: el enlace a tu pagina web, que es donde el cliente comprueba condiciones, trabajos anteriores y formas de pago antes de escribir.
Revisa la foto de perfil: un logotipo que se lea en miniatura o la fachada del local. Poner tu cara ahi deshace media parte del trabajo de separar los dos numeros.
Montar el catalogo de productos o servicios
El catalogo convierte el chat en un escaparate. Cada articulo lleva foto, nombre, descripcion, precio opcional y enlace, y se envia dentro de la conversacion sin que el cliente tenga que salir de WhatsApp.
Empieza por los diez o quince articulos que mas te preguntan, no por el inventario entero. El catalogo esta pensado para resolver la duda del momento, no para sustituir a una tienda online.
Si vendes servicios en lugar de productos, crea una ficha por tipo de trabajo: "Revision de caldera", "Sustitucion de grifo", "Desatasco urgente". En la descripcion escribe que incluye y que no incluye, que es de donde salen casi todas las discusiones de precio.
Dejar el precio en blanco es razonable cuando depende de la medicion o del desplazamiento. En ese caso explica en la descripcion como se calcula, para que el cliente sepa a que atenerse antes de preguntar.
Meta revisa los articulos que subes y puede rechazar los que incumplen sus politicas comerciales, como alcohol, tabaco o suplementos. Si uno aparece como no aprobado, no es un fallo del movil ni de la conexion.
Respuestas rapidas y mensajes automaticos
Las respuestas rapidas son textos guardados que insertas escribiendo una barra (/) seguida de un atajo. Estan hechas para lo que repites veinte veces por semana.
Crea al menos cuatro desde Herramientas para la empresa, Respuestas rapidas: /direccion, /horario, /pago y /presupuesto. Un atajo corto y en minusculas se teclea mas rapido que buscar el texto en otra conversacion.
El mensaje de bienvenida se envia solo cuando alguien te escribe por primera vez o despues de 14 dias sin conversacion. Aprovechalo para decir en cuanto contestas y que dato necesitas (poblacion, modelo, matricula), no para dar los buenos dias.
El mensaje de ausencia responde fuera de tu horario. Puedes programarlo siempre, en un horario personalizado o con la opcion "fuera del horario comercial", que es la que lo mantiene sincronizado con el perfil sin tener que tocar dos sitios.
Las etiquetas ordenan lo que queda pendiente. Con tres, del tipo "Presupuesto enviado", "Pendiente de pago" y "Trabajo cerrado", un negocio pequeño ya tiene seguimiento suficiente.
Horario comercial: que promete y que te ahorra
El horario del perfil no apaga WhatsApp: informa al cliente y dispara el mensaje de ausencia. Los mensajes siguen entrando a las once de la noche igual que antes.
Publica el horario real de atencion, no el de apertura del local. Si estas en obra hasta las siete pero contestas de nueve a dos, pon de nueve a dos y cumplelo.
Silencia las notificaciones de WhatsApp Business fuera de ese horario. Al ser dos aplicaciones distintas, puedes callar la del negocio y seguir recibiendo las de tu familia, que es el beneficio practico de haber separado los numeros.
Escribe el plazo concreto en el mensaje de ausencia. "Te contestamos el proximo dia laborable antes de las 11:00" es informacion util; "responderemos lo antes posible" no dice nada y multiplica los mensajes de insistencia.
Llevar clientes al chat sin publicar tu movil
Un enlace wa.me abre la conversacion directamente, sin que nadie tenga que guardar el numero. Se escribe asi: https://wa.me/34600111222, con el prefijo del pais y sin espacios, guiones ni signo mas.
Puedes añadir un texto previo con el parametro ?text=, por ejemplo https://wa.me/34600111222?text=Hola,%20quiero%20un%20presupuesto. El cliente solo pulsa enviar y tu sabes de que pagina viene.
Coloca ese enlace en un boton fijo de tu web, en la firma del correo y en tu ficha de Google. WhatsApp Business genera ademas un codigo QR que puedes imprimir en el escaparate, en el ticket o en la furgoneta.
En redes sociales el sitio natural es la pagina de Facebook, con el boton de enviar mensaje activado y un widget de Facebook en la web para conectar los dos canales.
Si atiende mas de una persona, vincula dispositivos: WhatsApp Business permite conectar hasta cuatro aparatos adicionales (ordenador o tablet) a la misma cuenta, de modo que dos personas contestan desde el mostrador y el despacho sin pasarse el movil. Si prefieres que lo dejemos montado nosotros (numero, perfil, catalogo y boton en la web), cuentanos tu caso.
Preguntas frecuentes
Si, las dos aplicaciones conviven en el mismo telefono siempre que cada una use un numero distinto. Lo habitual es una segunda SIM o eSIM en un movil de doble linea.
Si. WhatsApp Business permite verificar la cuenta mediante una llamada que dicta el codigo de seis digitos, asi que el fijo del local sirve como numero de empresa.
La aplicacion WhatsApp Business es gratuita para Android y iPhone. El unico gasto es el de la segunda linea telefonica que registres en ella.
Esa linea pasa a ser cuenta de empresa y deja de funcionar como cuenta personal, porque WhatsApp solo admite una cuenta por numero. Puedes revertirlo volviendo a registrar el numero en la aplicacion normal.
Si. En WhatsApp Business, desde Ajustes, Cuenta, Cambiar de numero, la cuenta se traslada a la linea nueva conservando chats y grupos, y puedes avisar a los contactos que elijas.