En resumen
- Una newsletter mensual se abandona casi siempre porque cada envio se empieza desde cero; decidir los doce temas del año y usar siempre la misma plantilla baja el tiempo de trabajo a menos de una hora por envio.
- La frecuencia sostenible para una pyme de una o dos personas es una vez al mes en un dia fijo (por ejemplo, el primer martes), con dos citas bloqueadas en el calendario: escritura y revision.
- La plantilla fija tiene cinco bloques: asunto corto, frase de apertura que explica el contenido, bloque principal de 150 a 250 palabras, dos enlaces secundarios y una unica llamada a la accion.
- Reciclar un post del blog es el metodo mas rapido: resumir la idea en cinco frases, añadir dos frases de contexto nuevo y enlazar al articulo completo para que el trafico vuelva a la web.
- En España cada envio comercial necesita consentimiento previo del suscriptor, un enlace de baja visible y la identificacion de la empresa, segun el RGPD y la LSSI-CE.
Por que se abandona la newsletter mensual
Una newsletter mensual se abandona casi siempre por la misma razon: cada envio se empieza desde cero. Sin plantilla y sin tema decidido, redactar un correo se come toda una mañana, y esa mañana nunca aparece.
El problema no es la falta de ideas, es la falta de decisiones tomadas de antemano. Quien deja cerrados en enero los doce temas del año y repite la misma estructura en los doce envios reduce el trabajo a menos de una hora por correo.
La segunda causa habitual es la ambicion mal calibrada. Se planifica una newsletter semanal, se aguantan cuatro semanas y se para en seco; para un negocio con una o dos personas en marketing, una vez al mes es la frecuencia que se sostiene.
Una lista de suscriptores prefiere doce correos utiles al año antes que veinte irregulares seguidos de seis meses de silencio. El silencio largo es peor que la baja frecuencia: cuando vuelves despues de medio año, la gente ya no recuerda quien eres y marca el correo como spam.
Fija el dia de envio y protege dos horas
Elige un dia fijo del mes y no lo vuelvas a negociar. Por ejemplo, el primer martes a las 10:00; a partir de ahi todo lo demas se ordena solo.
Bloquea dos citas recurrentes en el calendario, no una. La primera, de 90 minutos, cinco dias antes del envio, para escribir. La segunda, de 30 minutos, la mañana del envio, para revisar enlaces, mandarte una prueba a ti mismo y darle a enviar.
Crea esas citas como evento repetido anual, con aviso el dia anterior. Si la newsletter no esta en el calendario compitiendo con el resto de tareas, siempre pierde.
Evita los lunes a primera hora y los viernes por la tarde, que es cuando la bandeja de entrada de cualquier autonomo esta mas saturada. Si tu publico son negocios, el martes, miercoles o jueves por la mañana funciona mejor que el fin de semana.
Un calendario de doce temas en una hoja
El calendario anual cabe en una hoja: doce lineas, una por mes, con el tema y el enlace al contenido de origen. No hace falta un software especifico, una hoja de calculo compartida sirve.
La forma mas facil de rellenarlo es rotar tres tipos de contenido cuatro veces al año:
- Caso de cliente: que problema tenia, que hicisteis, que cambio despues. Sin nombres si el cliente no quiere.
- Guia practica: la respuesta a una duda que te hacen por telefono todas las semanas.
- Novedad del negocio: servicio nuevo, cambio de horario, incorporacion, oferta concreta con fecha de caducidad.
Despues ajusta cuatro meses a la estacionalidad de tu sector. En enero funciona la planificacion del año, agosto pide un envio corto o ninguno, noviembre suele ser el mes de las promociones y diciembre el del resumen del año.
Un tema apuntado en enero no es un compromiso cerrado: si en mayo tienes algo mejor, lo cambias. El calendario existe para que nunca te sientes delante de una pagina en blanco, no para atarte.
La plantilla fija de cinco bloques
Usa siempre la misma plantilla y solo cambia el contenido. Estos cinco bloques cubren el 90% de las newsletters de una pyme:
- Asunto de 6 a 9 palabras que diga lo que hay dentro, sin misterio ni signos de exclamacion.
- Primera frase que resume el correo entero, porque muchos clientes de correo la muestran como vista previa junto al asunto.
- Bloque principal de 150 a 250 palabras, en parrafos de dos o tres lineas.
- Dos enlaces secundarios a articulos del blog o a paginas de servicio, con una linea de descripcion cada uno.
- Una sola llamada a la accion y una firma con nombre y cargo de una persona real.
Una unica llamada a la accion por envio es la regla que mas resultados cambia. Si pides pedir cita, descargar una guia y seguirte en redes en el mismo correo, la mayoria no hace ninguna de las tres.
El diseño puede ser sencillo: texto, tu logotipo arriba y poco mas. Los correos con mucha imagen pesan mas, se ven peor en el movil y algunos gestores los bloquean por defecto.
Como reciclar un post del blog en 40 minutos
Reciclar contenido propio es el metodo mas rapido para llenar el calendario. El proceso, paso a paso:
- Abre las estadisticas de tu web y elige un articulo con visitas que tenga al menos seis meses de antiguedad.
- Resume su idea central en cinco frases; no copies y pegues el articulo entero.
- Añade dos frases de contexto nuevo: un dato de este mes, un caso reciente o un cambio que hayas visto en clientes.
- Cierra con un enlace al articulo completo para que quien quiera mas vuelva a tu web.
Los contenidos que explican conceptos basicos aguantan años y se pueden reutilizar sin que nadie lo note. Guias como que es el SEO o la diferencia entre dominio y hosting sirven de base para un envio y siguen siendo utiles pasado un año.
Ten en cuenta que tu lista de hace dos años no es la de hoy: buena parte de los suscriptores actuales nunca vio ese post. Reutilizar no es engañar a nadie, siempre que actualices los datos que hayan cambiado.
El camino tambien funciona al reves: la respuesta larga que escribiste en la newsletter de marzo se convierte en el articulo del blog de abril, con dos o tres parrafos mas.
Desde que direccion y con que herramienta enviar
No envies newsletters desde tu cuenta personal ni poniendo 300 direcciones en copia oculta. Acaba en la carpeta de spam, no puedes medir nada y expones los correos de tus clientes.
Usa una plataforma de email marketing y un remitente con tu propio dominio, del tipo hola@tunegocio.es. Un correo corporativo con tu dominio es lo minimo para que el mensaje llegue y para que el remitente resulte reconocible en la bandeja de entrada.
Antes del primer envio masivo, pide a quien lleve tu dominio que configure los registros SPF, DKIM y DMARC. Son ajustes tecnicos que confirman que esos correos salen de verdad de tu dominio y reducen mucho la probabilidad de acabar en spam.
Manda siempre una prueba a dos direcciones tuyas, una de escritorio y otra en el movil, y revisa los enlaces uno a uno. El error mas caro de una newsletter es un enlace roto en la unica llamada a la accion.
Requisitos legales minimos en España
Cada envio comercial necesita el consentimiento previo del suscriptor. Nadie puede entrar en tu lista porque te dio una tarjeta en una feria o porque su direccion aparece en su web.
Tres elementos obligatorios en todos los correos: un enlace de baja visible y que funcione, la identificacion de tu empresa con nombre y datos de contacto, y una referencia a la politica de privacidad donde se explica que haces con esos datos.
Guarda constancia de cuando y como se suscribio cada persona. El sistema de doble confirmacion, en el que el suscriptor recibe un correo y pulsa un enlace para validarse, deja ese registro automaticamente y ademas limpia las direcciones mal escritas.
No compres listas de correos. Ademas del riesgo legal, son direcciones que no te conocen, generan quejas por spam y dañan la reputacion de tu dominio para todos los correos que envies, incluidos los comerciales del dia a dia.
Que medir cada mes y cuando limpiar la lista
Compara cada envio contra tus propios envios anteriores, no contra medias de sector que no sabes como se han calculado. Lo que importa es la tendencia de tu lista.
Cuatro datos bastan: clics en los enlaces, bajas, respuestas directas y suscriptores nuevos del mes. Las aperturas se han vuelto poco fiables desde que varios gestores de correo cargan las imagenes de forma automatica y las cuentan como abiertas, asi que usalas solo como orientacion.
Anota esos cuatro numeros en la misma hoja del calendario, en una columna al lado de cada mes. Al cuarto o quinto envio veras que tipo de tema genera clics y cual no, y el calendario del año siguiente se escribe practicamente solo.
Una vez al año, revisa quien no ha abierto ni pulsado nada en doce meses: mandales un ultimo correo preguntando si quieren seguir y da de baja a quien no conteste. Una lista de 400 personas interesadas vale mas que una de 2.000 direcciones muertas.
Si prefieres que alguien monte el calendario, la plantilla y la parte tecnica del envio, en BiznetCloud podemos ayudarte a dejarlo funcionando y que tu solo tengas que escribir.
Preguntas frecuentes
Para una pyme con una o dos personas dedicadas al marketing, una vez al mes en un dia fijo es la frecuencia que se sostiene en el tiempo. Es preferible mandar doce correos utiles al año que veinte irregulares seguidos de meses de silencio.
Con el tema decidido de antemano y una plantilla fija, unos 90 minutos de escritura mas 30 minutos de revision el dia del envio. Si reciclas un articulo del blog que ya existe, el tiempo de escritura baja a unos 40 minutos.
Si, y es la forma mas rapida de llenar el calendario. Resume la idea del articulo en cinco frases, añade dos frases de contexto nuevo y enlaza al post completo para que el lector vuelva a tu web.
Necesitas el consentimiento previo de cada suscriptor, un enlace de baja visible en todos los envios y la identificacion de tu empresa junto a un enlace a la politica de privacidad. Comprar listas de correos no es una via valida.
Desde una direccion con tu propio dominio gestionada en una plataforma de email marketing, nunca desde una cuenta personal con copias ocultas. Configura ademas los registros SPF, DKIM y DMARC del dominio para reducir el riesgo de acabar en spam.